Znasz to uczucie, gdy wieczorem w pośpiechu szukasz sali szkoleniowej w wybranym terminie i po godzinie znajdujesz odpowiednie pomieszczenie, jednak ze względu na późną porę nie możesz dokonać rezerwacji już teraz, ponieważ obiekt nie posiada żadnej możliwości zabukowania pomieszczenia online? Może brakuje ci na wczoraj kluczowej informacji, dotyczącej oferty kateringowej lub wyposażenia? W świecie natychmiastowej informacji zwrotnej oczekiwanie na odpowiedź oraz dokonanie rezerwacji powinna zostać skrócona do maksimum. Dlaczego jest to szczególnie ważne na rynku wynajmu sal?
Przyjrzyjmy się zawodowi trenera biznesowego lub organizatora wydarzeń, który zazwyczaj pracuje pod dużą presją czasu. Znalezienie odpowiedniego pomieszczenia, które posiada dobry stosunek ceny do jakości może trwać dość długo. Do tego trzeba dołożyć kwestię lokalizacji obiektu na mapie miasta, co dla wielu trenerów nie jest bez znaczenia. Ponadto liczba telefonów oraz maili przed każdym wydarzeniem, związana z dokładnym omawianiem wszystkich szczegółów pochłania dużo czasu.
Tu przeczytasz więcej o tym, jak przygotować ofertę sal szkoleniowych do wymagań klientów.
W momencie, gdy na wielu różnych rynkach pojawiają się tematyczne platformy oraz systemy bukowania, skracające czas żmudnego przeczesywania internetu, rośnie potrzeba skorzystania z kompleksowej wyszukiwarki, która pomoże wybrać salę z oferty obiektu, dopasować jej wyposażenie do indywidualnych potrzeb klienta i zarezerwować online - a to wszystko w ciągu pięciu minut! Z tego powodu przed centrami konferencyjnymi stoi wyzwanie, związane z automatyzacją procesu rezerwacji, jak miało to miejsce chociażby na rynku turystycznym.
Porównajmy czas spędzony na przygotowaniu szkolenia, konferencji (w tym znalezienia oferty sali) z czasem trwania samego wydarzenia. Według badań, przeprowadzonych w 2011 roku przez firmy Hubspot i Constant Contact, przygotowania zajmują przeciętnemu przedsiębiorstwu 5 – 8 tygodni. Należy wziąć pod uwagę, że organizator przed dokonaniem rezerwacji musi upewnić się, czy sala będzie przygotowana w żądanym ustawieniu, czy na wyposażeniu znajduje się wymagany sprzęt oraz jak szeroka jest oferta kateringowa i jakie są zasady jej rozliczania. Dodajmy jeszcze, że wraz ze zwiększającą się liczbą uczestników poziom skomplikowania przedsięwzięcia wzrasta.
Organizator zwykle pracuje w dużym pośpiechu, dlatego każda możliwość skrócenia żmudnych obowiązków i procedur jest mile widziana oraz stanowi duże ułatwienie w jego pracy. Wprowadzenie narzędzi do rezerwacji sal online jest dla nich dużym przełomem w pracy, gdyż pomaga zredukować proces bukowania do zaledwie kilku kliknięć, pozwalając skupić się na innych zadaniach.
Ta sytuacja – jak każda inna potrzeba biznesowa – jest polem do rozwoju nowoczesnych narzędzi online. Jest to także zarówno szansa, jak i zagrożenie dla właścicieli obiektów konferencyjnych. Dlaczego? W momencie, gdy klienci w pełni przyzwyczają się do stosowania nowych narzędzi, najwięcej stracą te firmy, które nie dopasowały się do ich oczekiwań. Z tego powodu centra szkoleniowe i konferencyjne powinny kierować swoją uwagę w stronę najnowszych możliwości zamawiania sal (jak rezerwacje online w czasie rzeczywistym).
Rozwiązania, pozwalające na zamawianie pomieszczenia natychmiastowo, niezależnie od miejsca i czasu to już nie przyszłość wynajmu sal, ale teraźniejszość. System SmartRoomsumożliwia bukowanie w czasie rzeczywistym, oszczędzając cenny czas organizatora oraz jednocześnie zwiększa atrakcyjność obiektu, który z niego korzysta.
Trzeba także pamiętać, że organizacją większych wydarzeń mogą zajmować się nie tylko jednostki, ale też kilkuosobowe zespoły. Oznacza to potrzebę łatwego dzielenia się parametrami wyszukiwania i wyświetlanymi salami. SmartRooms umożliwia szybkie udostępnienie linku do przeglądanych ofert wraz ze wszystkimi zaznaczonymi opcjami. Ponadto właściciele mogą korzystać z narzędzi SmartLink oraz SmartPage, które rozszerzają możliwości prezentacji swoich sal o interaktywną stronę z ofertą wybranej sali. Ma to zastąpić załączniki w formie plików PDF, wysyłane standardowo w mailach przez obiekty konferencyjne. Z poziomu SmartLinka oraz SmartPage’a klient może od razu dokonać rezerwacji sali bez konieczności odpisywania na maile lub wykonywania połączeń telefonicznych.
System SmartRooms opiera się na silniku-wyszukiwarce, gdzie po wpisaniu żądanych parametrów wyświetlają się pomieszczenia, spełniające kryteria wynajmu. Ceny przy salach są przeliczane w zależności od zaznaczonych opcji wyposażenia i cateringu. Powiązanie błyskawiczności rezerwacji z przejrzystością cenową sprawia, że dla organizatorów szkoleń i konferencji SmartRooms staje się na tyle praktycznym narzędziem, ułatwiającym pracę. Badania Bizzabo z 2016 roku, przeprowadzone na grupie event managerów wskazały, że 36% z nich wydaje największą część swojego budżetu na salę konferencyjną i szkoleniową, a 34% - na usługę kateringową. Możliwość porównania ofert oraz sprawdzenia, za co płacimy i ile (jaką część finalnej ceny stanowi pomieszczenie, wyposażenie i catering) sprawia, że organizator unika ukrytych kosztów, a wybór najlepszej lokalizacji dla wydarzenia staje się prostszy.
Oops! Coś poszło nie tak..
