Czy raz wypracowany sposób funkcjonowania firmy powinien pozostać niezmienny? - To pytanie, z którym wciąż borykają się przedsiębiorcy i menedżerowie. Po co zmieniać coś, co działa dobrze? Jeżeli rynek, na którym działa firma jest ustabilizowany, nie ma takiej potrzeby. Jednak obecnie coraz mniej jest takich rynków, co wymaga innego podejścia do zarządzania firmą. Współcześni przedsiębiorcy muszą przyzwyczaić się, że jedyną stałą cechą współczesnego biznesu jest zmiana. W szczególności dotyczy to aspektu technologicznego, wynikającą z szeroko opisywanej czwartej rewolucji przemysłowej, która już czeka u progu.
Współczesny biznes zmienia się wraz z rozwojem technologii, która powoli przenika do wszystkich branż. Coraz trudniej pracować w wypracowanym wcześniej trybie offline, gdyż wzrastają potrzeby klientów, związane z dostępnością dóbr i usług w sieci. Już nikt nie wyobraża sobie hoteli funkcjonujących bez nowoczesnych systemów informatycznych - ale ten trend zaczyna dotyczyć również branży wynajmu sal. Corbin Ball - niezależny konsultant zajmujący się aspektem technologicznym na rynku MICE przewiduje, że informatyzacja branży będzie dominującym trendem w 2018 roku.
Temat zmian i wdrażania nowości był wielokrotnie podejmowany przez teoretyków zarządzania. Według R.W. Woodmana zmianą jest każda istotna dla firmy modyfikacja jej części. W. Pasemore dodaje, że zmiana w jednym obszarze organizacji może wpływać na zupełnie inne obszary firmy. Może to być reorganizacja jednego działu, całej organizacji albo sposobu obsługi klienta. Innym przykładem jest wdrożenie do firmy systemu ERP, usprawniającego pracę i procesy wewnętrzne, jak system do zarządzania wynajmem sal online SmartRooms.
W dzisiejszym szybko zmieniającym się otoczeniu sprawne zarządzanie zmianą staje się najważniejszą umiejętnością menedżera. Jeśli to potrafisz, to oznacza, że potrafisz przewidzieć rozwój sytuacji i zaplanować kolejne kluczowe dla firmy przedsięwzięcia. Przedstawiamy listę wskazówek dla właścicieli firm i menedżerów, dzięki którym złagodzimy trudności związane z wdrażaniem nowych rozwiązań:
W pierwszej kolejności zrewiduj misję i wizję firmy. Czy zmiana wpłynie na ich treść? Jeśli tak, to w jaki sposób? Zdefiniuj, jaki zysk ze zmiany odniosą kluczowi klienci firmy. Odnosząc się do przykładu wdrożenia systemu ERP do firmy, zastanów się, jakie procesy może to poprawić? Jaką korzyść odniesie przedsiębiorstwo ze zmiany?
W kolejnym kroku zastanów się, co może być czynnikiem ograniczającym wdrożenie zmiany. W omawianym przez nas przykładzie wdrożenia systemu ERP mogą to być dotychczasowe nawyki pracownicze. Przewidując najsłabsze punkty łatwiej będzie później kontrolować proces zmiany. Zminimalizujesz ryzyko wystąpienia nieprzewidywalnej sytuacji i ryzyko niepowodzenia przedsięwzięcia.
Znając cele i potencjalne ograniczenia, stojące na drodze, opracuj proces wdrażania zmiany w firmie. Przedstaw punkt wyjścia i kolejne kroki zbliżające firmę do realizacji założeń. Pamiętaj, by był jak najbardziej przejrzysty - tak, byś mógł go przedstawić reszcie zespołu.
Plan jest także podstawą do późniejszej ewaluacji całego procesu - dlatego powinien być mierzalny i możliwy do analizy. Wprowadzenie nowości warto podzielić na etapy, zakończone tzw. kamieniami milowymi - zdarzeniami, zamykającymi dany fragment procesu.
Jedną z czterech podstawowych funkcji zarządzania jest motywowanie. Stojąc w obliczu zmian w firmie jej znaczenie wydaje się być nieocenione. Bez pomocy całej ekipy trudno będzie wprowadzić zmianę w życie. Pracownicy również potrzebują informacji o przyczynach, przebiegu i skutkach zmiany. Wytłumacz, dlaczego jest istotna z perspektywy celów i misji firmy. Przedstaw, w jaki sposób wpłynie pozytywnie na ich pracę. Dzięki zrozumieniu i zaangażowaniu ze strony pracowników łatwiej będzie wdrożyć nowość - w końcu każda firma składa się z ludzi i to dzięki nim można modyfikować jej strukturę.
Ludzie nie są przychylni temu, czego nie rozumieją lub nie znają, zatem odpowiednia komunikacja w kontekście modernizacji procesów i korzyści, które odniosą pracownicy jest kluczowa. Pamiętaj jednak, że musi mieć formę konwersacji. Dzięki temu pozyskasz informacje od reszty zespołu na temat zmiany.
Cztery kroki wymienione powyżej powinny złagodzić potencjalną złożoność wyzwania, przed którym stajesz - niezależnie od tego, czego będzie dotyczyło.
Oops! Coś poszło nie tak..
