Nie da się ukryć, że intensywny rozwój środków komunikowania opartych na internecie i telefonii komórkowej wywarł duży wpływ na kontakty międzyludzkie. Spotkania twarzą w twarz nie są już tak częste, jak kiedyś. Technologia wpłynęła również na rynek wynajmu sal: pojawiła się opcja telekonferencji. Od tego czasu uczestnicy spotkania nie muszą znajdować się w tej samej przestrzeni, by odbyć meeting lub szkolenie. Czy to oznacza, że organizowanie spotkań offline będzie miało swój kres w najbliższej przyszłości? Na szczęście nie!

1. Trendy z USA

W Stanach Zjednoczonych każdego dnia organizowanych jest ok. 11 milionów spotkań - wliczają się do tego nie tylko meetingi przeprowadzane w wynajmowanych salach, ale też w firmowych biurach. Ponadto amerykańscy pracownicy spędzają na spotkaniach 37% swojego czasu pracy. Oznacza to, że wspólne meetingi, briefingi i burze mózgów wciąż są częścią wielu zawodów.

2. Nic nie zastąpi rozmowy face-to-face

Rozwój nauk społecznych, m. in. socjologii i psychologii udowodnił, że tylko rozmowa twarzą w twarz niesie za sobą pełny bagaż środków ekspresji. Za pomocą komunikatów niewerbalnych, czyli gestów, mimiki i kontaktu wzrokowego przekazujemy nawet 55% treści. Z tego powodu osoby, zajmujące się szkoleniami i coachingiem spotykają się w salach i gabinetach, gdyż w ten sposób mogą przekazać maksimum treści podczas meetingu.

3. Burza mózgów w jednej sali

Burza mózgów charakteryzuje się tym, że w pierwszej części każdy podaje swoją propozycję rozwiązania problemu, który jest tematem spotkania. Kolejny etap to dyskusja nad przedstawionymi pomysłami, podczas której następuje selekcja najlepszych opcji i ich ewentualna modyfikacja.

Przeprowadzenie takiego spotkania wymaga jednak sprawnego moderowania dyskusji i kolejności zabierania głosu. Istotne jest również powstrzymywanie uczestników przed opiniowaniem propozycji zanim skończą się pomysły.

Okazuje się, że łatwiej moderować pracę grupową, gdy wszyscy jesteśmy w jednym pomieszczeniu i widzimy się wzajemnie. Wówczas mamy pewność, że każdy będzie mógł zabrać głos w odpowiednim momencie i unikniemy chaosu komunikacyjnego. Ta i inne wady zostały przedstawione w humorystycznym klipie, pokazującym telekonferencje w krzywym zwierciadle.

4. Internet w służbie rzeczywistości

Aplikacje i komunikatory wcale nie muszą stanowić substytutu prawdziwego spotkania - mogą być wykorzystywane podczas niego, rozszerzając jednocześnie możliwości, jakie może osiągnąć grupa. Widać to przede wszystkim podczas dużych konwencji. Uczestnicy najczęściej mogą pobrać oficjalną aplikację, przygotowaną na potrzeby spotkania, która pozwala na m.in. rejestrację, uzyskanie kompleksowej informacji o wydarzeniu oraz networking.

Rozwój technologii dotyka jednak nie tylko wielkie centra konferencyjne, ale również mniejsze firmy z tego rynku. Dan Berger, prezes Social Tables stwierdził w wywiadzie dla Professional Convention Management Association (PCMA), że poszukiwanie sal i ich rezerwacja będzie przenosiła się do internetu. Oznacza to potencjał do rozwoju dla firm, które wykorzystają nowoczesne systemy informatyczne w swojej strategii.

‍

‍